De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, la empresa NewNet S.A., identificada con NIT 830.017.209-8, con domicilio en la Carrera 7 # 127-48 Oficina 804, Bogotá, Colombia, en adelante NEWNET, informa a sus Integrantes, Clientes, Proveedores y terceros y en general a todos los titulares de información de carácter personal que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos, que estos serán incorporados en las BASES DE DATOS de propiedad de NEWNET.
1. DATOS DE NATURALEZA PÚBLICA.
NEWNET podrá utilizar sin previa autorización del titular, información de carácter personal siempre y cuando la misma sea de naturaleza pública. Se deberá entender por datos públicos
aquellos que se encuentran contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
DATOS SENSIBLES.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
NEWNET podrá tratar los datos personales sensibles, sin la autorización expresa del titular de los datos de carácter personal cuando:
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento él, adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad del Titular; y
- En los demás casos en los que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
En el evento que NEWNET requiera utilizar datos sensibles para los casos no contemplados como excepción, se buscará la debida autorización, previa, expresa y explicita con el fin de salvaguardar en todo momento la intimidad del titular de los datos de carácter personal.
NEWNET informa que en cumplimiento de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, se han adoptado medidas de control de tipo legal, técnico y organizacional para evitar el acceso, pérdida o alteración de los datos personales a los cuales realiza tratamiento. De igual forma a través de la implementación de estas medidas el objetivo de NEWNET es garantizar en todo momento la seguridad e integridad de sus datos personales durante todo el tratamiento que se lleve a cabo; esto se verá reflejado en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos Para Atender Reclamos de Los Titulares de Información Personal.
Los titulares de la información de carácter personal a través de su consentimiento aceptan libre, expresa, previa y de forma inequívoca que sus datos sean tratados por parte de NEWNET para llevar a cabo las siguientes finalidades establecidas para cada uno de los siguientes grupos objetivos:
- Realizar invitaciones a eventos, actividades, campañas y contactar a los asistentes nacionales y extranjeros con el fin de brindar contenido de interés, información comercial y ofrecer nuevos productos y servicios.
- Contactar a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS o Chat) o correo electrónico, para gestionar las actividades de mercadeo, publicidad y relacionamiento con los clientes o prospectos de clientes, incluyendo planes de fidelización, renovaciones y comunicación sobre productos y servicios actuales y nuevos, así como beneficios e información que pueda ser de su interés.
- Desarrollar actividades de segmentación de clientes, estudios de mercado y hábitos de comportamiento.
- Realizar encuestas de satisfacción y percepción sobre los servicios y productos ofrecidos por la Compañía.
- Enviar información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía.
- Transmitir o transferir los datos personales fuera del país a terceros que actuarán como responsables o encargados del tratamiento siempre y cuando se cuente con autorización del titular o se haya suscrito un contrato de procesamiento de datos.
- Tramitar y gestionar las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los clientes y/o ciudadanos.
- Desarrollar y gestionar procesos de reclutamiento, selección y contratación de personal.
- Administrar todo tipo de comunicaciones a nivel interno.
- Administrar los datos de carácter personal con el fin de gestionar la participación de empleados en programas desarrollados por NEWNET.
- Administrar los datos de carácter personal sobre remuneraciones, contribuciones, obligaciones, y prestaciones así como, retribuciones, impuestos y aportes del personal a entidades donde este autorice.
- Administrar los datos de carácter personal para gestionar la correcta incorporación de estos en los expedientes del personal y la generación de documentos y datos solicitados por el colaborador.
- Controlar la asistencia, el acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía) a instalaciones y activos de información de la Empresa.
- Gestión de los datos de carácter personal sobre desempeño, valoración y capacitación sobre habilidades, competencias y seguridad de los integrantes.
- Administrar los datos de carácter personal del integrante para la correcta asignación de herramientas de trabajo y uso de activos de información.
- Administrar los datos de carácter personal para llevar a cabo la afiliación a cajas de compensación familiar y entidades prestadoras de salud. (ARL, PAGO DE IMPUESTOS, etc.) .
- Administrar los datos de carácter personal de los integrantes para realizar el correcto deposito de nomina, descuentos de nómina o informes de pagos realizados a terceros como entidades financieras, fondos de empleados y otros, previa autorización del integrante.
- Administrar la información de proveedores para asegurar la correcta integración de los datos y los expedientes de los proveedores y terceros en los archivos y bases de datos de NEWNET.
- Administrar los datos de carácter personal de proveedores y/o para desarrollar procesos de selección, evaluación y adjudicación de contratos para contratistas y/o proveedores.
- Administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores.
- Administrar los datos de carácter personal para controlar el acceso físico y lógico (acceso a redes de la compañía), a instalaciones y activos de información de NEWNET.
Otras finalidades: Salvo que usted como titular de los datos personales revoque su
autorización para las finalidades que se determinan a continuación, le informamos que en el evento de ser necesario sus datos personales podrán ser cedidos para ser seleccionados como destinatarios de estudios, ofertas de productos o servicios que puedan ser de su interés por parte de otras entidades de naturaleza pública o privada, con las cuales NEWNET genere o tenga alianzas o acuerdos.
DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE DATOS PERSONALES.
Para ejercer sus de derechos de acceso, rectificación, supresión, prueba de autorización y oposición en cualquier momento, usted deberá dirigir su petición o reclamo a NEWNET, identificada con NIT 830.017.209-8, con domicilio en la Carrera 7 # 127-48 Oficina 907, Bogotá, Colombia. De igual forma usted podrá realizar su solicitud mediante correo electrónico a la siguiente dirección: mercadeo@newnetsa.com ó jpelaez@newnetsa.com indicando en el asunto: DERECHO DE HABEAS DATA conforme a nuestro Manual Interno de Políticas Y
Procedimientos Para Atender Reclamos de Los Titulares de Información Personal que maneje NEWNET, el cual usted podrá encontrar en la siguiente dirección electrónica:
https://www.newnetsa.com/proteccion-datos-personales/
Bogotá – Colombia Julio de 2022.